Si de vez en cuando te encuentras coordinando espacios grupales, clases, talleres o reuniones de cualquier tipo… entonces podemos decir que has estado ocupando el rol de facilitador virtual. Un facilitador tiene por objetivo guiar a otros en su camino, creando entornos propicios para el aprendizaje, el descubrimiento y el cumplimiento de objetivos… ¿Nada fácil, no?

Claro que la facilitación de grupos es algo que la mayoría de las personas experimentó por primera vez en presencialidad. De ahí la resistencia que muchas veces escuchamos expresar en frases como “la virtualidad no es lo mismo que lo presencial”, “de forma online no se pueden lograr los mismos impactos”, etc. 

Sin embargo, nos guste o no, la virtualidad y la colaboración online llegaron para quedarse. Eso no significa que la presencialidad dejó de existir, pero sí debemos aceptar que hoy vivimos en un mundo híbrido y tenemos que desarrollar nuevas habilidades que nos permitan desempeñarnos de forma fluida en ambos formatos: presencial y virtual.

Nosotros estamos convencidos de que es posible generar experiencias increíbles en la virtualidad y que es responsabilidad del facilitador de estos espacios diseñar encuentros que hagan la diferencia para sus participantes. 

Para ayudarte a lograrlo te compartimos algunas claves que debes tener en cuenta a la hora de facilitar encuentros online:

1- Diseñar pensando en el usuario: 

Si quieres tener éxito en una sesión online, debes conocer algunos aspectos básicos de las personas que estarán participando. ¿Con qué objetivo nos estamos reuniendo? ¿Quiénes son estas personas? ¿Qué expectativas tienen? ¿Qué experiencia previa tienen en la virtualidad? ¿Con qué herramientas están familiarizados? ¿Con cuáles no?

Puedes hacerte estas preguntas a tí mismo y reflexionar al respecto, puedes preguntarle a alguien de la organización que conozca al público mejor que tú, o puedes preguntarle directamente a los participantes invitados a la sesión utilizando una breve encuesta previa.

Esta instancia te ayudará para tener mayor claridad sobre cuál sería la forma más adecuada de encarar el encuentro y cómo diseñarlo. También puedes utilizar herramientas como Mapas de Empatía, Arquetipos de usuario y Journey Maps para plasmar la información de forma gráfica.

2- La interactividad lo es todo:

Si hay algo que hemos aprendido desde la llegada del internet a nuestras vidas, es que la información está al alcance de cualquier persona que realmente quiera encontrarla. Entonces el valioso tiempo que dedicamos a reunirnos, no debería ser utilizado para la simple transmisión de información. 

Lo que debemos tratar de generar es la interacción, participación y colaboración. Esa es la manera en que podremos agregar valor a los participantes de una sesión online. Debemos aprovechar cada oportunidad que tengamos (siendo cuidadosos de no forzarlo) para entablar una conversación, evitando caer en el formato masterclass donde el orador habla sin parar y las personas tienen un rol pasivo de escucha.

Para eso puedes preparar dinámicas de presentación, actividades rompe-hielo, armar polls o preguntas en vivo (usando apps como Slido o Mentimeter), hacer actividades en grupos pequeños (usando breakout rooms de Zoom por ejemplo) o armar juegos en vivo para sorprender a la audiencia (tal vez puedes usar Kahoot). 

Todo lo que puedas gamificar es bienvenido, para que sea más entretenido y puedas captar la atención de los participantes por el tiempo que necesites. También es recomendable que el contenido extra (de tinte informativo) pueda enviarse de forma complementaria y asíncrona para que no ocupe tiempo valioso de la sesión grupal.

3- Aplicar principios ágiles:

El tiempo es tirano y más aún en la virtualidad. Por eso recomendamos que las actividades de presentación (especialmente cuando se trata de grupos grandes) se adelanten utilizando alguna herramienta como Padlet o simplificando la consigna con alguna dinámica previamente planificada.

También es importante, especialmente cuando el objetivo de la sesión es tomar decisiones para resolver problemas complejos, aplicar ciertos principios de agilismo que permitan hacer un uso eficiente del tiempo y lograr avances concretos. Uno de esos principios es el de “Anotar – Votar – Priorizar”, muy utilizado en las metodologías de Google Design Sprint y Design Thinking. 

Aplicar el mindset ágil nos va a enseñar que no hace falta que todo sea debatido antes de tomar una decisión y que podemos trabajar haciendo aportes de manera individual para que todos los integrantes del equipo hagan sus aportes y no sólo sean escuchadas las voces de los más extrovertidos del grupo.

BONUS TRACK: 

4- Actualízate constantemente:

Para facilitar online hay miles de herramientas (la mayoría de ellas gratuitas o con propuestas Freemium) que puedes utilizar en tus sesiones y que te facilitarán la existencia. Desde pizarras colaborativas y plataformas de videollamadas alternativas a las más utilizadas, hasta escape rooms y entornos gamificados para hacer una reunión social más relajada. ¡Lo que quieras, puedes encontrarlo si sabes buscar!

Si eres lo suficientemente curioso para buscar estas herramientas, podrás ahorrar tiempo utilizando plantillas prediseñadas, sabrás inspirarte viendo contenido que diseñaron otros usuarios, y lo más importante, podrás ampliar tus skills para sorprender a tu audiencia con nuevos elementos en cada sesión.