Suele suceder que en micro, pequeñas y medianas empresas, los procesos de selección de personal estén menos profesionalizados que en las grandes compañías, o incluso que no cuenten con un rol de Recursos Humanos que se enfoque 100% en los aspectos vinculados al personal. Por ello, es usual que las PyMEs cometan errores frecuentes a la hora de realizar un proceso de selección para ocupar una vacante. En esta nota te contamos cuáles son los errores más comunes y también te damos algunos tips de mejora para que tu organización pueda aplicarlos.

Error 1: Pensar que la solución es publicar un aviso: 

Es habitual que los líderes o dueños de PyMEs se expresen frustrados por alguna de estas situaciones: haber publicado un aviso que recibió pocas postulaciones, o que hubo tantas postulaciones que no sabe qué hacer con ellas, o que no le sirve ninguna de las postulaciones que recibió. Publicar un aviso (ya sea en redes, un portal de empleo, la radio o en la vidriera de un local) es sólo una de todas las etapas que componen al proceso de selección de personal y tiene que ser pensada de forma estratégica para que nos dé los resultados que esperamos.

Cómo resolverlo: Identificar el tipo de perfil que necesito y dónde es más probable encontrarlo. ¿Se trata de un rol Senior o Junior? ¿Requiere formación profesional? ¿Hace uso de herramientas digitales habitualmente? ¿Creo que hay muchas o pocas personas buscando este tipo de rol? ¿Cuáles son los criterios de filtro básico que necesito que pasen los postulantes? Según la respuesta a esas preguntas, es que podremos definir dónde es más conveniente publicar y con qué criterios comenzar a descartar los postulantes que no se adecúen a nuestra búsqueda.

Error 2: Crear puestos a medida de las personas disponibles: 

Cuando en las PyMEs no se cuenta con la descripción de los roles, se suele cometer el error de diseñar los puestos a medida de las personas con las que se cuenta (“pongamos a Mario como encargado de ventas, porque el depósito ya anda solo”); cuando lo correcto sería el camino inverso: diseñar un puesto (sin tener una persona específica en mente) y buscar al candidato que cumpla de manera más completa con sus requisitos o capacitar a alguien internamente. 

Las descripciones de puesto son una herramienta fundamental para encontrar, atraer y gestionar talentos dentro de una organización. Es un documento que contiene información detallada sobre las responsabilidades de un rol, sus vínculos con otros departamentos o actores, las tareas que tiene asignadas, los requisitos para ocupar la vacante, entre otros datos relevantes referidos a la posición y sus condiciones de trabajo.

Cómo resolverlo: Cada vez que se abra una vacante, buscar la última descripción de puesto disponible para revisarla, o crear una desde cero en caso de no existir. No hace falta que sea perfecta: debe brindar claridad sobre la necesidad que cubre la posición y lo que se espera de la persona que la ocupe. También ayudará a tener respuestas claras cuando los candidatos interesados nos hagan preguntas.

Error 3: Poca preparación para las entrevistas: 

Es frecuente que los referentes de PyMEs no tengan mucha experiencia dirigiendo entrevistas laborales, o que (aunque hayan realizado muchas) no sepan exactamente cómo es adecuado llevarlas adelante. A veces se hacen de forma improvisada, a las apuradas o con mucha desorganización, lo cual expone a los candidatos ante situaciones incómodas que se podrían prevenir. Este aspecto es crítico, ya que en las entrevistas se dan las primeras impresiones entre candidato y organización. Si no estamos bien preparados, podemos echar a perder oportunidades valiosas.  

Cómo resolverlo: Presentarse a sí mismo y a la empresa es muy importante para empezar una entrevista. El candidato necesita conocer y tener suficiente información sobre su posible lugar de trabajo. También es importante pautar un tiempo de duración prudente para que podamos cumplir con la agenda acordada entre las partes. Siempre tomarse un tiempo para leer el curriculum del candidato antes de la entrevista y anotar las preguntas clave que nos interesa realizar. Por último, estar dispuesto a responder preguntas y no sólo hacerlas. Si logramos estas pequeñas acciones, ¡ya estamos dando una buena impresión!

Error 4: Desconocer los tiempos del mercado laboral actual: 

El mercado laboral actual es muy dinámico y suele moverse con mucha más agilidad que hace 5, 10, o 15 años. Un día de demora puede significar que un candidato que nos interesaba ya no está disponible porque aceptó otra propuesta. Alguien que entrevistamos la semana pasada y nos dijo que no estaba en otros procesos, puede haber tenido tres entrevistas más en los días posteriores a esa conversación. 

A veces las demoras se dan en la definición porque hay muchas personas dentro de la empresa que quieren intervenir en el proceso (dar su opinión, conocer al candidato, validar la propuesta salarial, etc.). Si no estamos seguros de qué decisión tomar sobre los candidatos, puede ser porque en realidad no estamos seguros de lo que estamos buscando realmente. Tener claro lo que necesitamos y la descripción del puesto es fundamental cuando llegamos a este tipo de instancias finales.

Cómo resolverlo: Si quieres empezar una búsqueda, asegúrate de darle prioridad en tu agenda para avanzar lo más rápido posible, y que el tiempo invertido valga la pena. Si te interesa entrevistar a un candidato, no te demores en coordinar ese encuentro. Algo que puede ayudar para ser más ágiles es determinar quién va a tener la decisión final sobre el perfil a contratar (y respetarlo). Cuando haya demoras (porque no siempre es posible evitarlas) ser transparentes y mantener contacto con los candidatos que nos interesan durante el tiempo que dura el proceso para estar ambas partes actualizadas con las novedades. 

Siempre se aprende de la experiencia cuando tenemos la intención de seguir mejorando día a día. Si te encuentras en esa situación, nuestra sugerencia es hacer una retrospectiva de los procesos que han tenido hasta le momento para identificar las oportunidades de mejora. Hacerse preguntas como: ¿Qué salió bien? ¿Qué salió mal? ¿Qué podríamos hacer de forma diferente?

También es válido contratar profesionales especializados o consultoras externas para que los asesoren en este tipo de necesidades. Conocé las características de nuestro servicio en nuestra web. ¡Si tienes una consulta puedes escribirnos!

¿Qué te parecieron estas sugerencias? Contanos en los comentarios si hay otros errores frecuentes que hayas identificado o que te toque vivir en tu organización.